Travel-X: Rejseadministration.

Rejseadministration er et meget omfattende begreb. Generelt sagt, kan du bruge Travel-X til alle de i praksis forekommende opgaver i forbindelse med at administrere en rejse fra planlægningstidspunktet til den endelige afregning og bogføring

Rejseadministration.

• Komplet overvågning af alle rejsedokumenter Medarbejderne i virksomheden eller institutionen får lynhurtigt en statusoversigt på alle rejseplaner, rejser og rejseafregninger. For eksempel får medarbejderen, som godkender rejseafregninger, vist alle udestående rejseforskud og de rejseafregninger, som han/hun mangler at godkende.
• Automatisk rykkerfunktion.Der kan opsættes automatiske rykkerfunktioner med 2 forskellige brugerdefinerbare tidsperioder (første rykker og anden rykker). Rykkerfunktionen kan aktivere
•  Travel-X tilbyder at kunne opdatere valutakurser automatisk online fra en ekstern valutakursdatabase på Internettet eller fra en intern database. Valutakurserne er vejledende fra New Yorks fondsbørs og opdateres hver en gang om ugen for samtlige registrerede valutaer.

Elektronisk godkendelse

• Den elektroniske godkendelse opsættes til den enkelte virksomheds eller institutions procedurer i forbindelse med rejseplaner og –afregninger med individuelle brugerprofiler på op til fire adgangsniveauer.
  
  Med modulet kan du elektronisk markere den enkelte afregning som klarmeldt, godkendt, eksporteret eller afsluttet. Modulet kan opsættes, så det automatisk genererer e-mails til godkendende medarbejdere. På den måde bliver hele processen automatiseret og skaber samtidig en lettilgængelig og entydig dokumentation

Konteringer.

• Modulet viser alle kontoposteringer i rejseafregningen ved at integrere systemet med virksomhedens kontoplan. Al kontering foregår automatisk. Den rejsende skal ikke bekymre sig om et eneste kontonummer. På selve rejseafregningen bliver rejseudgifterne registreret som henholdsvis debet- eller kreditposter, hvilket gør arbejdet lettere i økonomiafdelingen, når rejseafregningerne skal bogføres. Det giver også virksomheden eller institutionen mulighed for bedre at styre rejseudgifterne.
  
  Der udskrives sammen med rejseafregningen en komplet bogføringsliste til bogholderiet således, at man også kan anvende Travel-X uden, at det er integreret med et økonomisystem
  
  

Eksport.

• Eksport af kontoposteringer Modulet gør det muligt at overføre kontoposteringer automatisk fra Travel-X til virksomhedens ERP system. en e-mail med en brugeroprettet standardtekst.
  
  

Aktivitets-log.

• Aktivitets log Alle aktiviteter i Travel-X så som rettelser, klarmelding, godkendelse etc. registreres i en log-database. Alle dataændringer logges direkte i SQL-Databasen, så der altid kan gøres rede for hvad der er indtastet og afhvem.
  
  

Indberetning til Skat.

• Alle indberetningspligtige godtgørelser så som kilometerpenge, diæter etc. kan indberettes elektronisk til Told & Skat. Der kan desuden udskrives oplysningssedler til hver enkelt ansat om de indberettede beløb.
  
  

Rapporter og statistik.

• Statistik over rejser (antal, varighed, lande, rejseudgifter etc.) pr medarbejder eller for udvalgte personer (afdelinger) eller tidsrum. Bregner automatisk forsikringspræmier for rejseforsikringer. Alle data tilgængelige for yderligere kundedefineret statistik etc. direkte fra SQL-database